Paperless - Das papierlose Büro mit KI unter Linux in Docker, Installationsanleitung Schritt für Schritt

Die Digitalisierung des Büros ist für viele Menschen ein großer Schritt in Richtung mehr Effizienz. Wer auf Papier verzichten möchte, benötigt eine Software, die Dokumente organisiert und verwaltet. Genau hier kommt Paperless ins Spiel. Die Open-Source-Lösung ermöglicht das automatische Sortieren und Durchsuchen von Dokumenten mithilfe von KI. In diesem Artikel zeige ich, wie Paperless in Docker auf einem Linux-System wie Debian oder Linux Mint installiert und betrieben werden kann.

Ich habe verschiedene Szenarien getestet und die Installation für Debian- und Ubuntu-basierte Systeme optimiert. Das Vorgehen ist so einfach wie möglich gehalten: Wer einen Linux-Rechner nutzt, kann die nachfolgenden Schritte von oben nach unten ausführen und hat am Ende ein laufendes System.

Paperless verwendet eine KI-gestützte Texterkennung (OCR), um eingescannte Dokumente automatisch zu verschlagworten und zu kategorisieren. Das bedeutet, dass Rechnungen, Verträge und andere Schriftstücke schnell auffindbar sind, ohne manuell Ordnerstrukturen zu verwalten. Durch die Nutzung von Docker ist das System zudem leicht wartbar und kann bei Bedarf unkompliziert aktualisiert werden.

Die Vorteile eines papierlosen Büros liegen auf der Hand: weniger Chaos, schnellere Suche und eine digitale Ablage, die jederzeit und von überall zugänglich ist. Paperless bietet dabei eine vollständige Selbstverwaltung, ohne dass Daten in einer Cloud gespeichert werden müssen. Die Sicherheit bleibt in der eigenen Hand.

Nach der Installation steht eine webbasierte Benutzeroberfläche zur Verfügung, in der Dokumente hochgeladen, durchsucht und organisiert werden können.

Die Kombination aus Open Source, KI-gestützter Dokumentenerkennung und einfacher Handhabung macht Paperless zu einer attraktiven Lösung für alle, die Ordnung in ihr digitales Büro bringen wollen.

Paperless im Internet betreiben? Ein klares Nein zur Cloud-Lösung

Paperless-ngx ist eine großartige Software, wenn es darum geht, Dokumente digital zu verwalten und mit einer KI automatisch zu sortieren. Doch ich rate ausdrücklich davon ab, Paperless im Internet zu betreiben. Warum? Weil Dokumente – egal ob privat oder geschäftlich – extrem sensible Daten enthalten und nicht unnötig einem Risiko ausgesetzt werden sollten.

Paperless ist eine Bürosoftware – nicht für das Internet gemacht

Paperless-ngx ist dafür gedacht, lokal auf einem Computer oder maximal im internen Netzwerk eines Büros zu laufen. Es ist keine klassische Cloud-Anwendung, die dafür entwickelt wurde, im Internet erreichbar zu sein. Wenn Sie versuchen, Paperless von außen zugänglich zu machen, müssen Sie sich über erhebliche Sicherheitsrisiken im Klaren sein.

Die technischen Herausforderungen bei einem Internet-Betrieb

Wer Paperless-ngx doch im Internet betreiben will, muss eine Reihe von Sicherheitsmaßnahmen treffen, die nicht trivial sind:

1. Reverse Proxy mit SSL-Verschlüsselung: Damit Paperless sicher über HTTPS erreichbar ist, muss ein Reverse Proxy wie Nginx oder Traefik eingerichtet werden. Das klingt einfach, ist es aber nicht, weil Zertifikate und Weiterleitungen korrekt konfiguriert werden müssen.
2. Absicherung von Docker, Linux und Paperless selbst: Ein offenes Paperless-System im Internet ist eine Einladung für Angreifer. Docker selbst muss gesichert werden, Paperless braucht regelmäßige Updates, und die gesamte Linux-Umgebung muss gehärtet werden. Ohne ausreichende Kenntnisse in IT-Sicherheit kann das schnell nach hinten losgehen.
3. Angriffsfläche bleibt bestehen: Selbst wenn alles richtig abgesichert wurde, bleibt Paperless-ngx ein attraktives Ziel für Angriffe. Sicherheitslücken in Docker, Paperless oder dem zugrunde liegenden Betriebssystem könnten ausgenutzt werden, um an Ihre sensiblen Dokumente zu gelangen.

Langsame Übertragungen – ein weiteres Problem

Ein weiteres Argument gegen den Internet-Betrieb ist die Geschwindigkeit. Wenn große Mengen an Dokumenten hoch- und heruntergeladen werden, zieht sich das in die Länge. Lokal hingegen sind Dokumente sofort verfügbar, ohne dass eine Internetverbindung benötigt wird.

Die beste Lösung: Paperless lokal oder im Büro-Netzwerk betreiben

Wer Paperless-ngx sinnvoll nutzen will, sollte es lokal auf seinem Rechner oder einem kleinen Server im Büro-Netzwerk installieren. So bleiben die Dokumente sicher und die Software läuft stabil und schnell, ohne dass man sich mit komplizierten Sicherheitsmaßnahmen herumschlagen muss.

Paperless ist kein Cloud-Dienst und sollte auch nicht als solcher genutzt werden. Setzen Sie auf eine lokale Installation – das ist sicherer, schneller und verhindert unangenehme Überraschungen.

Sicherheit hat höchste Priorität!

Ich beschäftige mich intensiv mit IT-Sicherheit – und das schon seit vielen Jahren. Genau deshalb werde ich keine Anleitung bereitstellen, die zeigt, wie man Paperless-ngx im Internet betreibt und von außen erreichbar macht. Warum? Weil ich es schlicht für keine gute Idee halte, sensible Dokumente unnötig einem Risiko auszusetzen.

Paperless-ngx ist eine Software für das papierlose Büro – eine Lösung, die auf einem lokalen Rechner oder im internen Netzwerk läuft. Es ist nicht dafür gedacht, über das Internet erreichbar zu sein, und das aus gutem Grund. In der Standardinstallation gibt es keine eingebaute Unterstützung für SSL-Verschlüsselung, was bedeutet, dass eine sichere HTTPS-Verbindung erst umständlich über einen Reverse Proxy eingerichtet werden müsste. Und selbst dann bleibt das System angreifbar, wenn nicht weitere umfassende Schutzmaßnahmen getroffen werden.

Ich sehe keinen Sinn darin, Menschen eine Anleitung in die Hand zu geben, mit der sie ihre vertraulichen Dokumente potenziell ungeschützt ins Internet laden. Die Risiken sind einfach zu hoch. Ein offenes Paperless-System im Netz wäre ein attraktives Ziel für Hacker, und wenn es nicht professionell abgesichert ist, könnten Angreifer Zugriff auf Rechnungen, Verträge oder andere persönliche Daten erhalten. Das ist eine Verantwortung, die ich nicht übernehme.

Wer Paperless nutzen möchte, sollte es lokal auf seinem Computer oder in einem sicheren, internen Netzwerk betreiben. Das ist nicht nur sicherer, sondern auch schneller und zuverlässiger. Alles andere ist ein unnötiges Sicherheitsrisiko, das niemand eingehen sollte.

Wer Paperless-ngx doch im Internet betreiben will, muss eine Reihe von Sicherheitsmaßnahmen treffen, die nicht trivial sind:

Paperless auf Proxmox

Auf meinem YouTube-Kanal haben einige User gefragt, ob ich die Installation von Paperless auf Proxmox zeigen kann. Das werde ich tun. Allerdings nicht, um Paperless im Internet zu betreiben. Das Video wird sich darauf konzentrieren, Paperless innerhalb eines Proxmox-Systems zu installieren, das entweder in einer Firma oder zu Hause läuft und über das lokale Netzwerk bereitgestellt wird.

Ich werde im Video ausdrücklich davon abraten, eine Paperless-Instanz im Internet zu betreiben. Jeder, der darüber nachdenkt, sollte sich sehr genau überlegen, ob es wirklich notwendig ist, seine Dokumente – oder noch schlimmer, Dokumente von anderen –, Verträge, Kontodaten und andere sensible Informationen einer solchen Gefahr auszusetzen. Es gibt keinen guten Grund, dieses Risiko einzugehen.

Lassen Sie es bleiben! Paperless gehört ins lokale Netzwerk und nicht ins Internet. Wer eine sichere und schnelle Lösung sucht, fährt mit einer lokalen Installation auf Proxmox deutlich besser.

Paperless auf Linux Installation - Schritt für Schritt

Sie können diese Befehle einen nach dem anderen in Linux Mint, Ubuntu oder Debian eingeben. Ich habe das getestet, und nachdem die Installation und die darauffolgende Konfiguration abgeschlossen ist, lässt sich Paperless sofort über localhost:8000 im Browser aufrufen und nutzen.

Alles läuft direkt nach der Einrichtung, ohne dass weitere Anpassungen nötig sind. Paperless ist dann sofort einsatzbereit und kann Dokumente verwalten, durchsuchen und sortieren.

Erklärung der Befehle

Installation von Docker und notwendigen Werkzeugen

Befehl:
sudo apt install docker.io curl net-tools -y

Dieser Befehl installiert Docker und zusätzliche Pakete wie Curl und Net-Tools. Curl wird benötigt, um Installationsskripte herunterzuladen, und Net-Tools enthält nützliche Netzwerkwerkzeuge.

Docker-Installationsskript herunterladen

Befehl:
sudo curl -fsSL https://get.docker.com -o get-docker.sh

Dieser Befehl lädt das offizielle Docker-Installationsskript von Docker herunter und speichert es unter dem Namen „get-docker.sh“.

Docker-Installationsskript ausführen

Befehl:
sudo sh get-docker.sh

Hier wird das zuvor heruntergeladene Skript ausgeführt, um Docker automatisch zu installieren.

Nachdem Docker installiert wurde, sollte man kurz warten, damit alle Dienste ordnungsgemäß gestartet sind.

Docker beim Systemstart aktivieren

Befehl:
sudo systemctl enable docker

Damit Docker automatisch mit dem System startet, wird dieser Befehl ausgeführt.

Docker sofort starten

Befehl:
sudo systemctl start docker

Falls Docker nach der Installation noch nicht läuft, wird es hiermit direkt gestartet.

Docker Compose herunterladen

Befehl:
sudo curl -L "https://github.com/docker/compose/releases/latest/download/docker-compose-$(uname -s)-$(uname -m)" -o /usr/local/bin/docker-compose

Hier wird die neueste Version von Docker Compose von GitHub heruntergeladen und unter /usr/local/bin gespeichert.

Docker Compose ausführbar machen

Befehl:
sudo chmod +x /usr/local/bin/docker-compose

Damit das heruntergeladene Docker Compose-Skript ausgeführt werden kann, werden die entsprechenden Berechtigungen gesetzt.

Symbolischen Link für Docker Compose erstellen

Befehl:
sudo ln -s /usr/local/bin/docker-compose /usr/bin/docker-compose

Dieser Befehl erstellt eine Verknüpfung, sodass der Befehl „docker-compose“ systemweit genutzt werden kann.

Eigenen Benutzer zur Docker-Gruppe hinzufügen

Befehl:
sudo usermod -a -G docker ralf-peter-kleinert

Hier wird der Benutzer zur Docker-Gruppe hinzugefügt, damit Docker-Befehle auch ohne Root-Rechte ausgeführt werden können. Dabei muss der eigene Benutzername anstelle von „ralf-peter-kleinert“ angegeben werden.

Überprüfung, ob Docker läuft

Befehl:
sudo systemctl status docker

Mit diesem Befehl wird überprüft, ob der Docker-Dienst erfolgreich gestartet wurde.

Verzeichnis für Paperless erstellen

Befehl:
sudo mkdir /opt/paperless

Dieser Befehl erstellt das Verzeichnis, in dem Paperless gespeichert wird.

Eigene Benutzerrechte für das Paperless-Verzeichnis setzen

Befehl:
sudo chown ralf-peter-kleinert:ralf-peter-kleinert /opt/paperless

Hier wird sichergestellt, dass der eigene Benutzer Schreibrechte auf das Paperless-Verzeichnis hat. Dabei muss „ralf-peter-kleinert“ durch den eigenen Benutzernamen ersetzt werden.

Berechtigungen für die Docker-Socket-Datei setzen

Befehl:
sudo chmod 666 /run/docker.sock

Damit Docker ohne Root-Rechte verwendet werden kann, wird hier die Berechtigung für die Docker-Socket-Datei angepasst.

Paperless-Installation starten

bash -c "$(curl --location --silent --show-error https://raw.githubusercontent.com/paperless-ngx/paperless-ngx/main/install-paperless-ngx.sh)"

Dieser Befehl startet die Installation von Paperless-ngx. Das Installationsskript wird von der offiziellen Paperless-ngx-Quelle geladen und ausgeführt. Dieser Befehl muss als normaler Benutzer eingegeben werden, nicht als Root.

Nach Abschluss der Installation ist Paperless über localhost:8000 erreichbar und kann genutzt werden.