IT-Beratung für kleine Unternehmen & Startups

IT-Lösungen für Arztpraxen & medizinische Einrichtungen

Arztpraxen und medizinische Einrichtungen haben spezielle Anforderungen an ihre IT. Hier geht es nicht nur darum, dass Computer laufen und Drucker drucken – hier geht es um hochsensible Patientendaten, Datenschutz und gesetzliche Vorgaben. Und genau da sehe ich oft das Problem.

Viele Praxen arbeiten mit in die Jahre gekommenen Systemen, unzureichenden Backups und völlig ungesicherten Netzwerken. Da steht dann ein Server in der Ecke, irgendwo läuft ein veralteter Windows-Rechner, und die Patientenverwaltung läuft auf einem System, das seit Jahren kein Update mehr gesehen hat. Aber was passiert, wenn plötzlich ein Hardware-Defekt kommt? Oder noch schlimmer: Ein Hacker verschafft sich Zugriff auf Patientendaten?

DSGVO & IT-Sicherheit – keine Option, sondern Pflicht

Das Thema Datenschutz ist in der Medizinbranche noch wichtiger als anderswo. DSGVO, IT-Sicherheitsrichtlinien und gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind nicht nur „Empfehlungen“, sondern knallharte Vorschriften. Patientendaten müssen vor unberechtigtem Zugriff geschützt, unveränderbar archiviert und regelmäßig gesichert werden.

Meine Lösungen für Arztpraxen:

• Sichere Serverlösungen – Egal ob lokal oder in einer sicheren Cloud, Patientendaten gehören nicht auf unsichere Festplatten oder gar auf USB-Sticks.
• DSGVO-konforme Backup-Systeme – Eine automatische Datensicherung sorgt dafür, dass nichts verloren geht. Und ja, ein Backup auf einer externen Festplatte im Schrank zählt nicht als sicheres System.
• Netzwerksicherheit – Kein offenes WLAN für Patienten auf dem gleichen Netzwerk wie die Praxis-IT. Klare Trennung von Systemen, Firewall-Absicherung und Zugriffskontrollen sind Standard.
• Updates & Wartung – Ein veraltetes IT-System ist eine tickende Zeitbombe. Ich sorge dafür, dass Sicherheitsupdates eingespielt werden und alles reibungslos läuft.

Kurz gesagt: IT in einer Arztpraxis muss sicher, stabil und gesetzeskonform sein. Wer hier spart oder improvisiert, riskiert nicht nur Datenverluste, sondern auch rechtliche Probleme.

Dokumentationspflichten für Unternehmen und Praxen – Was viele unterschätzen

Wenn es um IT-Sicherheit geht, denken viele zuerst an Firewalls, Antivirensoftware und regelmäßige Backups. Doch ein Punkt wird immer wieder unterschätzt: die Dokumentation. Dabei ist sie nicht nur für die eigene Übersicht wichtig, sondern in vielen Fällen sogar gesetzlich vorgeschrieben.

Gerade in Unternehmen und Arztpraxen gelten strenge Regelungen. DSGVO, IT-Sicherheitsrichtlinien, branchenspezifische Vorgaben – überall wird verlangt, dass IT-Systeme, Datenverarbeitung und Schutzmaßnahmen nachvollziehbar dokumentiert werden. Aber die Realität sieht oft anders aus.

IT-Dokumentation – Warum sie so wichtig ist

Viele Unternehmen betreiben ihre IT nach dem Motto „läuft doch, warum dokumentieren?“ Bis zum ersten Problem. Dann fängt das Chaos an: Welche Geräte sind eigentlich in Betrieb? Wer hat wo Zugriff? Wo liegen die Backups? Wann wurde zuletzt ein Update gemacht?

Eine gute Dokumentation sorgt nicht nur für Ordnung, sondern hilft auch im Ernstfall, schnell reagieren zu können. IT-Sicherheit bedeutet nicht nur, Angriffe zu verhindern – sondern auch, vorbereitet zu sein, wenn doch mal was passiert.

Welche Dokumentationen sind Pflicht?

Je nach Branche und Unternehmensgröße sind verschiedene Dokumentationen erforderlich. Hier einige der wichtigsten:

1. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)

Nach DSGVO müssen alle Unternehmen und Arztpraxen genau dokumentieren, welche personenbezogenen Daten sie erheben, speichern und verarbeiten. Wer hat Zugriff? Wie lange werden Daten gespeichert? Welche Sicherheitsmaßnahmen gibt es? Diese Dokumentation ist Pflicht, und bei einer Kontrolle muss sie vorgelegt werden.

2. IT-Sicherheitskonzept

Unternehmen müssen festhalten, welche Maßnahmen sie zur Absicherung ihrer IT treffen. Dazu gehören Firewalls, Zugriffskontrollen, Passwortrichtlinien und Backup-Strategien. Ohne ein dokumentiertes Konzept kann es bei einem Sicherheitsvorfall schwierig werden, nachzuweisen, dass ausreichende Schutzmaßnahmen vorhanden waren.

3. Backup- und Wiederherstellungspläne

Backups sind nur so gut wie ihre Umsetzung. Es reicht nicht, einfach regelmäßig zu sichern – es muss auch dokumentiert werden, welche Systeme gesichert werden, wie oft das passiert und wie die Wiederherstellung funktioniert. Besonders in Arztpraxen gibt es strenge Vorgaben zur Datenarchivierung.

4. Zugriffs- und Berechtigungskonzepte

Wer hat Zugriff auf welche Daten? Welche Berechtigungen haben Mitarbeiter? Werden Zugriffe regelmäßig überprüft? Unternehmen und Praxen müssen klar festhalten, wie sie den Zugriff auf sensible Daten steuern.

5. Schulungsnachweise für Mitarbeiter

Viele Sicherheitsprobleme entstehen durch menschliche Fehler. Unternehmen und Praxen sind daher verpflichtet, ihre Mitarbeiter regelmäßig zu IT-Sicherheit und Datenschutz zu schulen – und diese Schulungen zu dokumentieren. Fehlt diese Dokumentation, kann es bei einem Datenschutzvorfall schnell teuer werden.

Keine Dokumentation? Keine gute Idee!

Wer seine IT nicht dokumentiert, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern auch massive Probleme im Ernstfall. Eine gut gepflegte Dokumentation sorgt dafür, dass IT-Sicherheit nicht nur auf dem Papier existiert, sondern tatsächlich funktioniert. Und das ist am Ende das, worauf es ankommt.

ISMS / ITMS – Mein System zur IT-Dokumentation

Ich habe ein ISMS (Information Security Management System) / ITMS (IT-Management System) zusammengestellt, das auf der Basis von Joomla 5 läuft. In diesem System sind alle wesentlichen Funktionen enthalten, die für eine saubere und nachvollziehbare IT-Dokumentation notwendig sind.

Die Dokumentation in Unternehmen und Praxen scheitert oft daran, dass sie entweder zu aufwendig ist oder irgendwo in einem Word-Dokument versauert, das keiner pflegt. Genau hier setzt mein System an. Es sorgt dafür, dass alle relevanten IT-Daten strukturiert, versioniert und gesichert erfasst werden.

Was steckt drin, in meinem ISMS / ITMS ?

• Versionierung von Dokumenten – Jede Änderung wird erfasst, sodass nachvollziehbar bleibt, wer wann was geändert hat.
• Wissensmanagement auf Basis von Kunena – Ein eigenes System für IT-Wissen, FAQs und interne Anleitungen.
• DMS (Dokumentenmanagementsystem) – Dokumente können zentral verwaltet und alle Änderungen automatisch protokolliert werden.
• Benutzerverwaltung mit Berechtigungen – Jeder Nutzer bekommt genau die Rechte, die er braucht, nichts mehr, nichts weniger.
• Vorgefertigte IT-Doku-Struktur – Die wichtigsten Punkte für eine IT-Dokumentation sind bereits vorbereitet, sodass man direkt loslegen kann.

Webserver oder lokal – Sie haben die Wahl

Welche Dokumentationen sind Pflicht?

Das System kann entweder auf einem Webserver installiert oder lokal auf einem XAMPP-Server betrieben werden. Wichtig ist nur, dass diese IT-Dokumentation als eigenständiges System läuft – getrennt von der Haupt-IT. Denn wenn ein IT-Vorfall auftritt, bringt eine Doku im selben System natürlich gar nichts mehr.

Backup und Portabilität

Ein ausgeklügeltes Backup-System sorgt dafür, dass das ISMS / ITMS portabel bleibt. Änderungen können regelmäßig gesichert und bei Bedarf wiederhergestellt werden. Sobald neue Dokumente erstellt oder bearbeitet wurden, sollten sie zusätzlich ausgedruckt werden – denn eine IT-Doku, die nur digital existiert, ist im Ernstfall ein Risiko.

Wenn Sie Interesse an diesem System haben oder eine Lösung für Ihre IT-Dokumentation suchen, können Sie mich gerne anschreiben.

Der richtige Einstieg in die IT-Dokumentation – Ohne sich zu verzetteln

Ich weiß aus Erfahrung, dass viele Unternehmen oder z. B. Psychotherapeuten und Arztpraxen von der schieren Menge an Informationen, die in einer IT-Dokumentation erfasst werden müssen, regelrecht erschlagen werden. Das Thema wird schnell zur Nebensache, landet in Vergessenheit – und wenn es dann kracht, dann kracht es richtig.

Genau deshalb habe ich mein System bereits vorgefertigt, damit der Einstieg möglichst einfach ist. Statt sich durch unzählige Vorlagen und Listen zu quälen, ist mit meinem OISMS (Organized Information Security Management System) die Basis schon da. Es enthält die wichtigsten Punkte einer IT-Doku, sodass man nicht bei null anfangen muss.

Natürlich ist es möglich, das System im Laufe der Zeit anzupassen, zu erweitern oder sogar auf eine andere Lösung umzusteigen. Aber irgendwo muss man anfangen. Viele schieben IT-Dokumentation so lange vor sich her, bis der erste Vorfall passiert – dann ist es zu spät.

Mein ISMS ist die perfekte Einstiegslösung, weil es eine funktionierende Struktur bietet, ohne dass man sich von Anfang an mit jeder einzelnen Detailfrage herumschlagen muss. Es ermöglicht, Schritt für Schritt eine sinnvolle, nachvollziehbare IT-Dokumentation aufzubauen. 

Wer jetzt denkt, dass eine IT-Doku nur was für große Unternehmen ist, liegt falsch. Jede Firma, jede Praxis, jede Institution, die IT-Systeme nutzt, braucht eine Dokumentation.

• Was passiert, wenn ein IT-Administrator ausfällt oder das Unternehmen verlässt?
• Wer hat Zugriff auf welche Systeme?
• Wie sind Backups organisiert?
• Welche Passwortrichtlinien gibt es?
• Welche Sicherheitsmaßnahmen sind bereits vorhanden?

Diese Fragen müssen nicht erst beantwortet werden, wenn es brennt. Sie gehören vorher sauber dokumentiert. Und genau das macht mein System so wertvoll: Es gibt eine klare Struktur, die hilft, den Überblick zu behalten, anstatt in einer Flut von unorganisierten Informationen zu ertrinken.

Wenn Sie Interesse an dieser Lösung haben oder einfach nur wissen wollen, wie Sie das Thema IT-Dokumentation in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Praxis umsetzen können – schreiben Sie mich an. Ich helfe Ihnen dabei, den ersten Schritt zu machen.