Bestandsanalyse für den Social-Media-Start von Unternehmen
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Bestands-Analyse - Lehrgang

Bestands-Analyse für den Social Media Start

Was wird für das Social Media Management benötigt?

Bestandsanalysen gibt es viele und diese werden in allen denkbaren Berufsgruppen angewandt. In diesem Artikel geht es darum, ob alle Voraussetzungen erfüllt sind ein ordentliches Social Media Management durchzuführen. Diese Analyse zu machen ist nicht schwer, wenn die zu stellenden Fragen bekannt sind. Es werden nicht nur die benötigten Materialien beleuchtet, sondern auch die Ergonomie des Arbeitsplatzes, die Gesundheit des Mitarbeiters sowie das Einsparen von Energie werden berücksichtigt.

In vielen Unternehmen ist die Digitalisierung angekommen und die Gegebenheiten sind gut. Dennoch gibt es immer noch sehr viele Firmen, besonders kleinere, bei denen das nicht der Fall ist und immer noch die Vorstellung besteht, dass das SMM nebenbei am PC der Sekretärin durchgeführt werden kann. Man kann das so machen. Aber dann wird das SMM nicht die gewünschten Erfolge erzielen. Die Arbeit in den sozialen Netzwerken ist so umfangreich, dass sich eine ganze Berufsgruppe etabliert hat.

Wo Social Media angekommen ist, kann in den meisten Fällen auf die Bestandsanalyse verzichtet werden. Diese wurde bereits gemacht und alles was benötigt wird sollte vorhanden sein. Bei Unternehmen die keine Erfahrung in diesem Bereich haben und den Wunsch äußern in die digitale Welt einzutauchen, ist diese Bestandsanalyse notwendig. Dazu gehen wir einfach die folgenden Abschnitte und Fragen durch und beantworten diese.

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3 Kernfragen der Bestandsanalyse "Arbeitsplatz"

  1. Ist ein Büro vorhanden?
  2. Ist ein ausreichender Arbeitsplatz vorhanden?
  3. Ist das Büro richtig ausgestattet?

1. / 2. Sind Büro oder Arbeitsplatz für den SMM nicht vorhanden, was in kleinen Unternehmen durchaus der Fall sein kann, ist es notwendig diesen erst einmal einzurichten. Und hier ist es keineswegs ausreichend, wenn im Lager hinter einem Regal ein Tisch und ein Stuhl bereitgestellt werden. Ein ergonomischer und gesundheitsfördernder Arbeitsplatz kosten Investition. Zum einen kann an einem ordentlichen Arbeitsplatz effektiver gearbeitet werden und zum anderen sind die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter ganz oben anzusiedeln.

Die (gesetzlichen) Mindestanforderungen an einen Büroarbeitsplatz können und sollten hier nachgelesen werden. Man kann immer für sich selbst ausmachen, ob man das eine oder andere Auge zudrückt. Sollte aber die Gesundheit leiden, empfehle ich dringend ein Gespräch mit den Vorgesetzten.

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Die wichtigsten Punkte die ein Büro-, Arbeitsraum mindestens erfüllen muss in einer Checkliste:

    • Raumgröße mindestens 8 qm
    • Mitarbeiter müssen sich bewegen können. Körperlich und geistig. Nur so ist sicher gestellt, dass sie gesund bleiben und ihre Arbeit gut erledigen können.
    • Raumhöhe mindestens 2,50 m
    • Fenster und Belüftung
    • Licht und Sauerstoff machen wach, aktiv und halten die Mitarbeiter gesund.
    • Gänge, Wege mindestens 87,5cm breit
    • Es muss sicher gestellt sein, dass die Menschen vernünftig aneinader vorbeigehen können und im Notfall das Büro verlassen können ohne sich gegenseitig niederzutrampeln.
    • Fluchwegekennzeichnung
    • Im Brand- oder Notfall muss klar sein wohin geflüchtet werden kann.

Immer

      .
    • nah befindlicher Feuerlöscher
    • Besonders in Büros die mit Computertechnik vollgestellt sind, kann es ganz schnell zu Brandentwicklung kommen. Ein

Pulverfeuerlöscher

    muss immer greifbar sein.
  • Erste-Hilfe-Schrank
  • In jedem Unternehmen und in jeder Abteilung müssen Erste-Hilfe-Materialien bereitstehen. Immer und zu jeder Zeit erreichbar.
  • Energie-, Stromversorgung
  • Bei den vielen elektrischen und elektronischen Geräten, die im Berufsalltag des SMM benötigt werden, ist auf eine ausreichende Stromversorgung zu achten. Hierbei geht es besonders darum, Kabelbrand zu vermeiden. Heutige Computer oder Drucker können eine hohe Leistungsaufnahme haben.

3. Die Ausstattung des Büros bzw. des Arbeitsplatzes muss gesetzlichen und berufsbezogenen Vorgaben genügen. Ganz oben auf der Liste stehen immer das Wohlbefinden und infolgedessen die Gesundheit des Arbeitnehmers.

Sollten diese Vorgaben, aus welchen Gründen auch immer nicht erfüllt sein, ist zuerst das Gespräch mit dem Vorgesetzten oder Auftraggeber zu suchen. Hier ist es nicht sinnvoll eine Forderungsliste auf den Tisch zu legen und darauf zu bestehen. Viel mehr sollte erörtert werden, weshalb diese Punkte wichtig sind. Vorgesetzte oder Chefs lassen meistens mit sich reden und ihnen sind auch in den meisten Fällen ein gesundes Arbeitsklima, sowie die Gesundheit der Mitarbeiter wichtig.

Bei den vielen Bestimmungen, der Bürokratie und den vielen Vorschriften, kann auch der informierteste Chef nicht immer genau wissen, was gerade aktuell ist. Lässt eine Firma gar nicht mit sich reden und möchte den SMM in einem Kellerverschlag mit einem 15 Zoll (ca. 38 cm) Laptop arbeiten lassen, wird das Unternehmen aus dem Social-Media-Management keine Vorteile ziehen und seinen SM-Manager verlieren.

Chefs müssen sich bewusst sein, dass die Mitarbeiter Menschen sind und ihre Arbeitsleistung höher ist, wenn diese sich wohlfühlen. Mitarbeiter dürfen aber auch nicht vergessen, dass Chefs ebenso Menschen sind. Deshalb:

Tipp

Ganz gleich welches Problem am Arbeitsplatz herrscht. Suche das Gespräch mit dem Chef oder Vorgesetzten - und zwar nur mit diesen! In den allermeisten Fällen, lassen sich die Probleme umgehend lösen.

Anzumerken ist noch, dass gesetzliche Vorgaben manchmal an den Bedürfnissen der Menschen und an den Möglichkeiten der Unternehmen vorbeigehen. Gesetzliche Richtlinien, Vorgaben und Bestimmungen sind nach Möglichkeit immer einzuhalten. In seltenen Fällen geht das aber gar nicht. Gehe also nicht mit dem Bürgerlichen Gesetzbuch zum Chef, sondern such das konstruktive Gespräch. Dann findet sich bestimmt eine zufriedenstellende Lösung.

Die Analyse-Fragen Arbeitsplatz

Tipp

Diese spezielle Bestands-Analyse kommt nur äußerst selten vor und ist in der Regel nur wichtig, wenn der Arbeitsplatz noch nicht vorhanden ist. Das kann in kleinen Unternehmen der Fall sein, die erst beginnen einen Social-Media-Management-Arbeitsplatz einzurichten. In Agenturen oder Firmen, die schon länger SM-Marketing betreiben, ist dieser Vorgang normalerweise abgeschlossen.

  1. Ist die Raumgröße / Raumhöhe ausreichend?
  2. Sind Fenster und ausreichende Belüftung vorhanden?
  3. Genügen Gänge, Wege und Fluchtwege den Bestimmungen?
  4. Sind Feuerlöscher oder andere Brandbekämpfung zugänglich?
  5. Sind Erste-Hilfe-Schrank oder andere Rettungseinrichtungen zugänglich?
  6. Sind Notfall-Informationen wie Sammelstelle oder ähnliches kommuniziert?
  7. Ist die Beleuchtung ausreichend?
  8. Ist die Energieversorung ausreichend?
  9. Sind ein Telefon- und ein High-Speed Internetanschluss vorhanden?
  10. Ist der Empfang von Radio- und TV-Signalen möglich?
  11. Sind Büromöbel vorhanden?

Ziel ist es ein genaues Bild vom Arbeitsplatz zu haben. Wenn der Bedarf an einer Bestands-Analyse besteht.

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Die richtige Social-Media-Management Büroausstattung

Die richtige Ausstattung des Arbeitsplatzes ist wichtig und stellt eine erfolgreiche Arbeit in den sozialen Netzwerken sicher. Auf einem Bierkasten sitzend, mit dem Laptop auf dem Schoß - das geht nicht. Die folgende Checkliste soll Aufschluss über einen gut eingerichteten Arbeitsplatz geben. Hier fließen zum einen die gesetzlichen Regelungen ein, also was muss zwingend so sein und zum anderen freiwillige Maßnahmen die dafür sorgen, dass die Arbeit noch besser erledigt werden kann.

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Gesetzlich verpflichtende Maßnahmen

Hier zähle ich jetzt nur die Maßnahmen auf, die unmittelbar deine Sicherheit und deine Gesundheit betreffen, sowie die Sicherheit des Unternehmens und aller anderen Menschen, die sich im selben Gebäude aufhalten.

Achtung!

Bringe nie ohne die Erlaubnis von Chef oder Vorgesetzten deinen eigenen Laptop mit und schließe auch niemals ohne Erlaubnis dein Handy, einen Stick oder andere Laufwerke an die IT (Informations-Technologie) des Unternehmens an. Einmal können durch Geräte, die das Unternehmen nicht kennt, Brände ausgelöst und zum anderen können Schadsoftware in die IT eingespielt werden. Der Vertrauensbruch ist auch nicht zu unterschätzen, denn man könnte annehmen du seist gewillt Daten zu stehlen. Immer zuerst die Erlaubnis holen.

    • Schreibtisch und Stuhl
    • Nach der

ArbStättV

      (Arbeits-Stätten-Verordnung) muss ein Schreibtisch mindestens 1600 mm x 800 mm abmessen. Dies stellt sicher, dass der Mitarbeiter bequem und effektiv arbeiten kann. Der Bürostuhl muss zum Tisch und zur sitzenden Person passen. Ein ergonomischer, gesundheitsfördernder Arbeitsplatz ist verpflichtend. Weichen diese Maße ab, muss es einen erklärbaren Grund dafür geben.
    • der Computer
    • Der Computer muss technisch und softwaretechnisch auf aktuellem Stand sein und ein flüssigen Arbeiten, ohne belastenede Wartezeiten ermöglichen. Der Lärmpegel der Lüfter darf sich nicht störend auswirken und das Gerät muss den EU Richtlinen sowie dem TÜV genügen. Auch die CE Kennzeichnung ist verpflichtend.
    • Bildschirm
    • Die gesetzliche Mindestgröße eines Bildschirmes beträgt 17 Zoll. Jedoch sollte für die Arbeit in den sozialen Netzwerken mindestens ein 20 Zoll Bildschirm zur Verfügung stehen.
    • die Software
    • Die Software muss aktuell und vor allem legal sein. Aus rechtlichen Gründen und aus sicherheitstechnischen Gründen ist auf die Software ein besonderes Augenmerk zu legen. Auch müssen die Programme der Arbeit entsprechend ausgewählt werden.
    • Drucker
    • Insbesondere Laserdrucker, die

gesundheitsgefährdende Stoffe

      freisetzen, dürfen nur in dafür vorgesehenen Bereichen betrieben werden. Drucker dürfen die vorgaben zu Lärmerzeugung nicht überschreiten.
    • weitere Perepherie-Geräte
    • Alle Geräte die im Social Media Management zum Einsatz kommen

müssen den gesetzlichen Bestimmungen

    entsprechen. Sie dürfen nicht veraltet oder defekt sein. Schäden an den Geräten oder schadhafte Teile sind durch Fachpersonal zu reparieren, oder die Geräte sind zu ersetzen.
  • Beleuchtung am Arbeitsplatz
  • Die Beleuchtung muss nach dem ArbSchG und nach der ArbStättV gesetzlichen Vorgaben genügen. Die Gesundheit des Mitarbeiters und die Qualität seiner Arbeit sind davon abhängig. Zu wenig Licht macht müde und nach großen Zeiträumen auch krank.

Tipp

Es gibt noch deutlich mehr Vorschriften in Deutschland die Arbeitgeber, aber auch Mitarbeiter zu erfüllen haben. Nochmal: Zuerst wird immer das persönliche Gespräch gesucht! Ganz gleich was du als Problem siehst.

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Analyse-Fragen Büroausstattung

Um im Social-Media-Management effektiv zu arbeiten benötigst du eine Menge Zubehör. Alles muss seine Ordnung haben, wie in jedem anderen Beruf auch. Die Büroausstattung hält deine Werkzeuge bereit und das ist nicht nur der Computer mit dem Facebookprofil. Du benötigst alles, was in jedem Büro Standard ist und einige Gerätschaften die für die Ausübung des Berufs Social Media Manager bedeutsam sind. Die wichtigsten Arbeitsmittel zähle ich in der folgenden Frage-Liste auf.

  • Ist ein geeigenter Schreibtisch vorhanden?
  • Ist ein geeigneter Bürostuhl* vorhanden?
  • Ist ein SMM geeigneter Computer* vorhanden?
  • Sind geeignete Eingabegeräte wie Tastatur und Maus* vorhanden?
  • Sind Internet- und Telefonanschluss vorhanden?
  • Sind genügend Steckdosen vorhanden?
  • Ist mindestens ein geeigneter Farb-Laserdrucker* vorhanden?
  • Ist ein Faxgerät vorhanden?
  • Sind Faxpapier und Druckerpaier vorhanden?
  • Sind Locher, Heftklammergerät und Heftklammern vorhanden?
  • Sind Aktenschränke / Regale vorhanden?
  • Sind ausreichend Aktenordner vorhanden?
  • Sind Aktenordner-Trennstreifen / Einleger vorhanden?
  • Sind Stifte, Bleistifte, Kugelschreiber und Zubehör ausreichend vorhanden?
  • Sind Klebeband, Klebstoffe, Prittstifte ausreichen vorhanden?
  • Ist ein Aktenvernichter vorhanden?
  • Ist ein Mülleimer vorhanden?
  • Für SMM bedeutsame Arbeitsmittel:
  • Ist ein modernes Arbeitshandy vorhanden?
  • Ist ein Tablet-PC vorhanden?
  • Sind prof. Foto- und Videokamera vorhanden?
  • Ist ein Scanner vorhanden?
  • Sind Sticks, Speicherkarten, mobile Festplatten vorhanden?
  • Sind ein prof. Headset, Lautsprecher und ein weiteres Mikrofon vorhanden?
  • Ist eine WebCam vorhanden?

Es können noch weitere Kleinigkeiten, wie eine nette Heftmappe oder ähnliches zu der Liste hinzugefügt werden. Jedoch sind das erst mal die wichtigsten Utensilien um flüssig und ohne Probleme arbeiten zu können. Dieser Liste zugehörig sind noch diese weiteren Fragen zu stellen:

  • Sind die Lieferanten aller Büromaterialien bekannt?
  • Existieren Kundenkonten bei den Lieferanten?
  • Wann sind die Lieferanten erreichbar?
  • Wie schnell können die Lieferanten liefern?

Diese Antworten sind wichtig, dass du rechtzeitig für Nachschub sorgen kannst, solltest du Material aufgebraucht haben. 3 Tage auf Druckerpapier zu warten ist durchaus unangenehm.

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Freiwillige, hilfreiche Maßnahmen:

Freiwillige Maßnahmen werden von vielen Unternehmen eingeführt oder durchgeführt. Besonders in den Digital-Berufen kommt es oft auf die Kreativität der Mitarbeiter an. Im SMM werden Grafiken gestaltet, Texte verfasst, Werbestrategien entwickelt und vieles mehr. Um sicherzustellen, dass diese Produkte möglichst gut und kreativ werden, ist es wichtig, dass die Menschen sich wohlfühlen.

Wie wichtig die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter in den kreativen Berufen sind, zeigen z. B. auch die ganz großen Player wie Google oder Facebook. Aber Vorsicht: gehe nicht zum Chef und verlange von ihm, dass auch du solche Bedingungen haben möchtest. Schau dir die beiden kurzen Videos an – dort kannst du sehen, dass einige Unternehmen das wirklich gut erkannt haben. Genau deshalb entwickeln diese beiden Firmen Tag für Tag Innovationen.

So schaut es bei Google aus:

und so bei Facebook:

Viele Werbe- oder Social-Media-Agenturen haben erkannt, dass Menschen deutlich kreativer sind, wenn diese sich Wohlfühlen oder ihnen gewisse Freiheiten gewährt werden. Ich verweise hier einmal auf meine Artikelserie zur menschlichen Psychologie. Dass es in den meisten Agenturen aussieht wie bei Google, denke ich nicht, aber in jedem Fall hast du sehr gute Chancen auf einen wirklich beneidenswerten Arbeitsplatz. In der folgenden Liste zähle ich einige Punkte auf, die helfen können besser zu arbeiten und bessere Produkte zu entwickeln.

    • mehr Platz
    • Wenn die Möglichkeit besteht, den Mitarbeitern mehr Platz, als gesetzlich vorgeschrieben zur Verfügung zu stellen, kann sich dies positiv auswirken. So können z. B. Bilder der Liebsten, eine Pflanze oder ein Stapel Skribbel-Papier (Skizzen, Ideen) Platz finden.
    • Hochleistungs-Rechner
    • Es ist ganz klar, dass an einem 1 Kern Celeron Büro-Rechner mit 1 GB RAM nicht flüssig gearbeitet werden kann. Es kann mitunter sehr frustrierend sein, wenn an einer Grafik gearbeitet wird und der Computer ständig auf sich warten lässt. Auch wird ein flüssiges Surfen auf Facebook oder YouTube sehr behindert, wenn der Rechner nicht über die entsprechende Leistung verfügt. Moderne Rechner, die diese Arbeiten zuverlässig erledigen, sind inzwischen sehr günstig zu bekommen, wie dieser

AMD-Ryzen 3 PC*

      , der für wenig Geld alle Aufgaben sehr angenehm und zufriedenstellend erledigt - und da ist

Windows 10 Professional*

      schon mit dabei.
    • Multi-Monitor
    • Statt eines einzelnen 20 Zoll (ca. 51 cm) Monitors empfehle ich mindestens 2 × 24 Zoll (ca. 61 cm), noch besser 3 × 27 Zoll (ca. 69 cm) Monitore. Ich habe hier mal einen günstigen 27 Zoll (ca. 69 cm)

Curved-Monitor von Samsung*

      , den ich selbst auch habe. Mit solchen Monitoren geht die Arbeit sehr viel angenehmer von der Hand. Die Bildqualität der Samsung LEDs ist enorm. Man wird nicht müde und die Augen beginnen selbst nach Stunden nicht zu schmerzen.
    • freie Entscheidung zur Berleuchtung
    • Zur festen Beleuchtung des Arbeitsplatzes, ist es für den Mitarbeiter immer angenehm zusätzlich selbst über weitere Beleuchtungen zu entscheiden. Hier können unter anderem beleuchtete Tastaturen und Mäuse, oder eine nette Tischleuchte den kreativen Akzent setzen. Eine

günstige, beleuchtete Gaming-Tastatur von Havit*

    habe ich selbst und will sie dir über den Link mal zeigen.
  • Wandfarben, Bilder
  • Der Wohlfühlfaktor erhöht sich bei farblich gestalteten Wänden enorm. Wobei anzumerken ist, dass blaue Töne kreativer machen als rote. Da man aber nicht immer Farbe an die Wand Malern kann, bieten sich Großdrucke von schönen Bildern an. Farben machen die Umgebung lebendig.
  • Pflanzen
  • Pflanzen schaffen ein tolles Raumklima, sehen sehr schön aus und Mitarbeiter können auch mal kurz abschalten, wenn diese sich regelmäßig um die Pflanzen kümmern. Auch der Wasser-Haushalt der Luft wird positiv beeinflusst.
  • Getränke und Snacks
  • Mitunter kann das Arbeiten in den sozialen Netzwerken anstrengend sein. Hier sind Kunden-Deadlines, ein tobender Shitstorm oder besondere kreative Phasen sehr kraftraubend. Zudem kommt noch das ständige Sitzen und das Blicken auf die Monitore. Ein kleiner Snack aus der Nussschale, oder ein kühler Apfelsaft können Wunder wirken.
  • Kühlschrank
  • Die Sommer werden immer heißer und bei Termindruck können die Nächte auch mal länger werden. Hier sollte ein Kühlschrank bereitstehen in den die Mitarbeiter ihre Getränke oder Snacks stellen können.

Natürlich kann man auch diese Liste weiter treiben. Aber diese Punkte sollten genügen, um das Wohlbefinden der Menschen zu erhöhen. Das immer respektvoll miteinander umgegangen wird, ist selbstverständlich. Chefs sollten ihren Mitarbeitern auf Augenhöhe begegnen, aber auch Mitarbeiter haben jeden anderen ebenso auf Augenhöhe zu begegnen. Achte immer dein Gegenüber, egal wer es ist, woher er kommt, oder wohin er mal will!

Diese Bestandsaufnahme war nur sehr grob angerissen und in den meisten Unternehmen ist diese für dich gar nicht nötig. Solltest du jedoch mit dem Gedanken spielen dich irgendwann Selbstständig zu machen oder willst du in einer Firma anfangen, die dir das Einrichten des Büros überlässt, kann dieser Anriss sehr Hilfreich sein. Dennoch wirst du dich in beiden Fällen nochmal ganz genau informieren müssen. Im 2. Teil der Bestandsanalyse widmen wir uns der Software.

Abschließend

Fühlt der Mensch sich wohl, kann er viel bessere Arbeitsergebnisse erzielen. Dazu zählen Annehmlichkeiten wie Kühlschrank, nette Farben oder viel Licht. Auch ein leistungsstarker Computer sollte unbedingt vorhanden sein, denn das Werkzeug macht die halbe Arbeit.

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#SMKlarBA = Social Media Klar Bestands Analyse


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